Voorbeeld

Wat u concreet ontvangt

Drie dingen, en niets daarbuiten: een bevestigde afspraak in uw agenda, een korte overdrachtsnotitie met de context van het gesprek, en één overzicht per week. Hieronder staat van elk een voorbeeld.

Ter illustratie. Alle namen, cijfers en citaten op deze pagina zijn verzonnen en dienen enkel om het formaat te tonen. Er worden geen gegevens van bestaande opdrachtgevers of prospects gepubliceerd.

1. De agenda-uitnodiging

Geen losse mail met "hij verwacht uw telefoontje", maar een uitnodiging die de prospect zelf aanvaard heeft vanaf zijn eigen mailadres.

Kennismaking: beheer IT-omgeving Aanvaard · di 14/04 · 10:00–11:00

Bedrijf: Kolpaert Koeltechniek bv · Sint-Niklaas · 22 werknemers

Contactpersoon: Zaakvoerder · beslist samen met de operationeel verantwoordelijke

Vorm: Ter plaatse, op hun kantoor

Aanleiding: Huidig beheercontract loopt af op 30 juni

2. De overdrachtsnotitie

Elke notitie is anders, want elk gesprek is anders. Er staat in wat u moet weten om voorbereid binnen te stappen, kort genoeg om te lezen terwijl u parkeert. Swipe voor meer voorbeelden.

Overdracht · Van Hecke Bouwgroep bv IT & Telecom · opgemaakt 09/04

Huidige situatie: 38 gsm-abonnementen, vaste lijnen op twee sites en internet bij drie verschillende leveranciers. Facturen komen apart binnen, niemand heeft het totaaloverzicht.

Aanleiding: Contract voor de mobiele abonnementen loopt af in juni. Wil telefonie, internet en toestellen bij één partij onderbrengen.

Wat hij zelf zei: "Onze werfleiders hebben op de helft van de werven geen fatsoenlijk bereik. Dat kost ons elke dag tijd."

Wat hij wil horen: Wat een overstap praktisch inhoudt (nummerbehoud, toestellen) en wat het per maand kost tegenover nu. Stuurt vooraf een recente factuur door.

Wie u ontmoet: Financieel directeur, beslist samen met de zaakvoerder. De IT-verantwoordelijke schuift mee aan.

Overdracht · Kolpaert Koeltechniek bv IT-beheer · opgemaakt 07/04

Huidige situatie: Werkt sinds 2019 met een lokale IT-partner. 22 gebruikers, eigen server op locatie, Microsoft 365 via die partner. Geen vast onderhoudsschema.

Aanleiding: Beheercontract loopt af op 30/06. Wil dit keer twee partijen vergelijken in plaats van automatisch te verlengen, en in mei beslissen.

Wat hij zelf zei: "Als er iets is, moet ik drie keer bellen voor er iemand komt. En dan nog rekenen ze elk uur aan."

Wat hij wil horen: Wil weten hoe een overname van het beheer praktisch verloopt en wat er gebeurt bij een storing buiten de kantooruren. Vroeg daar zelf naar.

Wie u ontmoet: Zaakvoerder, beslist zelf en neemt de operationeel verantwoordelijke mee naar het gesprek.

Overdracht · Dhaene Metaal bv Zonnepanelen · opgemaakt 15/04

Aanleiding: Nieuwe hal van 2.400 m² wordt opgeleverd in september. Dak is nog leeg.

Wie beslist: Zaakvoerder en zijn zoon, die de financiën opvolgt. Beiden zijn aanwezig.

Wat ze willen weten: Terugverdientijd bij hun verbruik (grootste verbruiker: lasrobots overdag) en of een batterij zin heeft.

Meebrengen: Ze bezorgen vooraf hun jaarverbruik per mail. Vraag naar de plannen van de hal.

Timing: Budget moet voor de zomer vastliggen. Ze vragen ook een offerte bij één andere partij.

Per e-mail, samen met de bevestiging van de afspraak. Zo heeft u alles ruim voor het gesprek. Wat er niet in staat, is niet gezegd: er wordt niets ingevuld op basis van vermoedens.

3. Het wekelijkse overzicht

Eén mail per week. Wat er gebeurd is, wat eruit kwam, en wat er in de doelgroep opvalt, inclusief de bedrijven die nu niets willen maar later wel.

Weekoverzicht · week 15 IT-beheer · Waasland & Gent

Bedrijven bereikt212
Gesprekken gevoerd34
Afspraken geboekt3
Later opnieuw contacteren11 (met datum)
Afgemeld of niet relevant19

Geboekte afspraken

Kolpaert Koeltechniek (14/04) · Van Hecke Bouwgroep (16/04) · Dhaene Metaal (22/04)

Wat opvalt

Reactietijd van de huidige leverancier komt in bijna elk gesprek terug, vaker dan prijs. Overweging: dat naar voren schuiven in de openingsboodschap.

Voorstel

Bedrijven onder 15 gebruikers leveren weinig op. Volgende ronde beperken tot 20 werknemers en meer.

De elf bedrijven met een latere contactdatum blijven in opvolging en komen in een volgende ronde opnieuw aan bod.

Wat u niet ontvangt

Even nuttig om te weten, want dit is precies waar uitbestede prospectie meestal veel en tegelijk weinig oplevert.

Een lijst met namen of een databestand: u betaalt voor de afspraak, niet voor data
Een dashboard om zelf in te pluizen
Maandrapporten van dertig bladzijden
Afspraken met iemand die "wel eens wil horen wat het is"
Doorverbonden telefoontjes zonder voorbereiding

Waarom dit formaat

Een afspraak is pas iets waard als u er voorbereid naartoe gaat. De notitie kost een minuut om te lezen en verandert het gesprek aan tafel volledig.

Het weekoverzicht dient een tweede doel: het legt vast wat er in uw markt leeft. Ook zonder afspraak is dat bruikbare informatie over bezwaren, concurrenten en timing.

Bekijk de kwalificatiecriteria

Dit voor uw doelgroep?

Twintig minuten om te bepalen wie er gebeld moet worden.

Plan een gesprek